Stale rosnące wymagania klientów dotyczące jakości oferowanych produktów stawiają przed przedsiębiorstwami coraz wyższe wymagania. Dotyczy to zarówno sfery funkcjonowania przedsiębiorstwa na rynku, jak i organizacji procesów oraz jego wewnętrznej struktury.
Problem ten nabiera obecnie ogromnego znaczenia, zwłaszcza w aspekcie rosnącej konkurencyjności oferowanych produktów oraz globalizacji działań przedsiębiorstw międzynarodowych.
Za jedną z najskuteczniejszych metod poprawy jakości, a co za tym idzie zwiększenie konkurencyjności przedsiębiorstw uznaje się zasady kompleksowego zarządzania jakością (Total Quality Management – TQM).
Zgodnie z zasadą TQM celem jest zwiększenie efektywności funkcjonowania przedsiębiorstwa poprzez zastosowanie metody systematycznej analizy bieżącej sytuacji, postawienie diagnozy i znalezienie optymalnego rozwiązania problemu. Końcowym efektem jest osiągnięcie pełnego zadowolenia klienta, zarówno ostatecznego, czyli zewnętrznego, jak i pośrednich, czyli wewnętrznych.
Sprawnie funkcjonujący system TQM opiera się na następujących zasadach:
- Każdy aspekt funkcjonowania przedsiębiorstwa nastawiony jest na klienta i jego potrzeby
- Nieustannie wdrażane są nowoczesne zasady zarządzania
- Ciągle identyfikowane są występujące w przedsiębiorstwie procesy i następujące w nich zmiany oraz opracowywane są systemy zarządzania nimi
- Wszyscy pracownicy przedsiębiorstwa są zaangażowani w jego działalność i aktywnie biorą udział w rozwiązywaniu problemów
- Obniżanie kosztów następuje poprzez efektywne wykorzystanie wszystkich dostępnych w danym momencie zasobów
- Wdrażane są mechanizmy zapewniające ciągłe doskonalenie organizacji i pracowników wszystkich szczebli
- Wdrożony jest system zbierania i analizowania danych w czasie rzeczywistym
- Zbudowane są partnerskie stosunki z kooperantami, oparte na wzajemnym zaufaniu i rzetelności współpracy
System TQM wdrażany jest w następujących obszarach:
- Kadra przedsiębiorstwa:
- Kadra kierownicza najwyższego szczebla
- Kadra kierownicza średniego i najniższego szczebla
- Szeregowi pracownicy
2. Zarządzanie:
- Zarządzanie strategiczne
- Zarządzanie bieżące
- Standaryzacja
- Kółka jakości
- Rozwiązywanie problemów
- Techniki statystyczne
- Szkolenia
3. Działy nieprodukcyjne:
- Konstrukcyjne i technologiczne
- Zaopatrzenie
- Przygotowania i planowania produkcji
- Sprzedaż
- Usługi posprzedażowe
4. Dział produkcyjny:
- Porządek
- Czystość
- Bezpieczeństwo pracy
- Zdrowie i higiena pracy
- Kontrola procesu produkcyjnego
- Remonty i konserwacja
- Narzędzia pomiarowe
- Służby kontrolne
Powyższe obszary obejmują całkowity zakres funkcjonowania każdego przedsiębiorstwa i stanowią podstawę analizy podczas projektowania i wdrażania systemu TQM. Oczywiście, w rożnych sytuacjach nacisk będzie kładziony na różne funkcje przedsiębiorstwa, ale wszystkie musza zostać zdiagnozowane i przeanalizowane i w razie wystąpienia takiej potrzeby – zmodyfikowane. Nadrzędnym celem zawsze będzie skierowanie działań firmy na identyfikacje potrzeb klienta i ich pełne zaspokojenie, zgodnie z jego oczekiwaniem.
Proces projektowania i wdrażania systemów TQM proponowany przez Grupę Doradczą Praktyczna Szkola Innowacji – Holding S.A. opiera się na serii treningów, warsztatów menedżerskich, warsztatów projektujących i konsultacji. Wymagają one udziału całej grupy kadry kierowniczej, zwłaszcza podczas warsztatów projektujących. Ponadto cała kadra organizacji powinna zostać przeszkolona z umiejętności stosowania podstawowych narzędzi TQM.
Treningi menedżerskie powinny obejmować następujące spotkania:
- BUDOWANIE I KIEROWANIE ZESPOŁAMI PRACOWNICZYMI (TRENING INTEGRACYJNY)
Trening BUDOWANIE I KIEROWANIE ZESPOŁAMI PRACOWNICZYMI ma na celu przede wszystkim zbudowanie zespołu, który będzie planować, nadzorować i koordynować wszystkie działania związane z projektowaniem i wdrażaniem systemu TQM. Ponadto w treningu powinny wziąć udział wszystkie osoby zajmujące stanowiska kierownicze na poszczególnych szczeblach zarządzania – ich postawa ma duży wpływ na powodzenie projektu. Osoby te będą odpowiedzialne za podstawowe działania związane z wdrażaniem projektowanych rozwiązań i ich umiejętności współpracy ze swoimi pracownikami będą miały decydujące znaczenie.
- ANALIZA STRATEGICZNA PRZEDSIĘBIORSTWA (TRENING DIAGNOSTYCZNY)
Podczas treningu ANALIZA STRATEGICZNA PRZEDSIĘBIORSTWA dokonana zostaje analiza funkcjonowania firmy. W jej wyniku oceniane są aktualne potrzeby i projektowane dalsze działania związane z wdrażaniem systemu TQM, wraz z harmonogramem realizacji poszczególnych kroków.
- TQM – PODSTAWOWE INFORMACJE O SYSTEMIE
Trening TQM – PODSTAWOWE INFORMACJE O SYSTEMIE ma na celu przedstawienie podstawowych informacji na temat systemu TQM, stosowanych narzędzi i technik, takich jak kółka jakości, system Kaizen Teian, narzędzia statystyczne do analizy i rozwiązywania problemów, itp. Przekazane są wiadomości na temat funkcji marketingowych przedsiębiorstwa i rozpoczęty zostaje proces budowania zasad funkcjonowania firmy zgodnie z założeniami systemu TQM.
- RACHUNKOWOŚĆ ZARZĄDCZA (FINANSE DLA NIEFINANSISTOW)
Trening RACHUNKOWOŚĆ ZARZĄDCZA ma na celu przygotowanie tej części kadry przedsiębiorstwa, która nie jest związana bezpośrednio ze służbą finansowo-księgową do korzystania z podstawowych instrumentów analityki finansowej, niezbędnych w codziennej pracy. Jednak podstawowym celem długofalowym jest przygotowanie przedsiębiorstwa do wdrożenia systemu rejestracji i analizy kosztów w celu optymalizacji funkcjonowania poszczególnych komórek, a w rezultacie całego przedsiębiorstwa. Są to treningi rozpoczynające prace nad zaprojektowaniem i wdrożeniem systemu rachunkowości zarządczej i controllingu.
- NARZĘDZIA I TECHNIKI TQM
Trening NARZĘDZIA I TECHNIKI TQM ma na celu opanowanie umiejętności stosowania odpowiednich metod rozwiązywania problemów. Są to podstawowe umiejętności, które powinny być opanowane przez wszystkich pracowników przedsiębiorstwa, zwłaszcza zaangażowanych w wytwarzanie produktów oraz proces obsługi klientów. Omawiane są takie metody i techniki rozwiązywania problemów, jak metody algorytmiczne i heurystyczne, narzędzia sterowania jakością, zasady 5S, itp.
- TECHNIKI PLANISTYCZNE I PLANOWANIE DZIAŁAŃ
Trening TECHNIKI PLANISTYCZNE I PLANOWANIE DZIAŁAŃ ma na celu przedstawienie i opanowanie metodologii zarządzania projektami, niezbędnej podczas całego procesu projektowania i wdrażania systemu TQM.
Wyżej wymienione treningi obejmują różne grupy kadry przedsiębiorstwa, część adresowana jest tylko do kadry kierowniczej, część do kadry niższego szczebla i szeregowych pracowników, część wreszcie do wszystkich pracowników danego przedsiębiorstwa. Treningi są realizowane podczas przeważnie trzydniowych modułów, a każdy trening składa się od jednego do kilku modułów.
Warsztaty projektujące, konsultacje oraz prace doradcze trwają przez cały czas realizacji projektu i mają na celu osiągnięcie następujących celów:
- Zbudowanie strategii rozwoju przedsiębiorstwa
- Zbudowanie strategii marketingowej
- Zbudowanie systemu rachunkowości zarządczej
- Zbudowanie pełnego systemu motywacyjnego
- Wdrożenie metod i narzędzi TQM (w tym 5S, Kółka Jakości,
itd.) - Wdrożenie systemu wewnętrznego audytu
Poszczególne prace doradcze wykorzystują wyżej wymienione treningi jako podstawowe narzędzia opracowywania założeń systemów, projektowania szczegółowych rozwiązań, określania niezbędnych zasobów oraz ustalania szczegółowych harmonogramów realizacji.
Krzysztof Wojtczak