Rozpoczynając negocjacje, należy odpowiedzieć na następujące pytania[1]:
- dlaczego rozpoczynamy negocjacje i czym tak naprawdę się zajmują, czego mają dotyczyć,
- jakie są nasze cele do osiągnięcia i jaka jest ich hierarchia,
- kto jest naszym przeciwnikiem i jaki styl przyjmie rozmowa,
- jak będziemy negocjować w „twardy” lub „miękki” sposób,
- kiedy jest najgorzej i kiedy najlepiej zacząć negocjacje,
- czy chcemy zaprosić pośredników do rozmowy, czy też zamierzamy stworzyć zespół lub samemu prowadzić rozmowy,
- gdzie będziemy prowadzić rozmowy i jak długo?
Świadomość sytuacyjna
Negocjacje powinny być podejmowane, gdy:
- obie strony są gotowe do zawarcia umowy.
- istnieje zarówno konsensus, jak i konflikt między stronami .
- posiadać wystarczające uprawnienia decyzyjne.
- jest przygotowany do negocjacji
Nie negocjuj, jeśli:[2]
- szanse na negocjatora są znikome,
- negocjator opanował nadmierne podniecenie emocjonalne,
- istnieją inne możliwości realizacji zadań,
- negocjator nie może wiele zyskać.
Przystępując do negocjacji należy pamiętać, że:[3]
- negocjacje nie są walką, są sposobem na osiągnięcie porozumienia. Nie chodzi tylko o teraźniejszość, ale także o przyszłość wzajemnych relacji między stronami i jakie będą późniejsze skutki dzisiejszych decyzji
- negocjacje zakładają potrzebę wzajemnego zaufania
- negocjacje to także poszukiwanie wspólnej płaszczyzny (cele, interesy, wartości).
Negocjacje są nieuniknionym elementem życia. Podczas negocjacji musisz mieć wizje przyszłości, myśleć z wyprzedzeniem. Jeśli dziś nadużywamy zaufania naszego partnera, to jutro nie będzie chciał negocjować. Kształt negocjacji zależy od siły stron. W negocjacjach „dawaj-bierz”, im więcej władzy ma partia, im mniej może dać, im mniej ma władzy, tym bardziej musi ustąpić. Ludzie poświęcają dużo energii na samodzielne zakładanie. Ważnym elementem w negocjacjach jest uczenie się – o drugiej stronie, ale także o nas samych. Negocjacje powinny opierać się na celach, a nie na sile.
Przebieg negocjacji zależy od przedmiotu i przedmiotu negocjacji, warunków ich przebiegu oraz czynników sytuacyjnych. Przedmiotem negocjacji są co najmniej dwaj partnerzy, którzy różnią się osobowością, indywidualnością itp.
Proces negocjacji jest kontrolowany przez nasze głębokie emocje, nasze lęki, słabości, marzenia i aspiracje grają w ukryty sposób.
Lubimy aktywnie angażować się w proces negocjacji, wtedy czujemy, że pozytywny efekt zależy od naszego wkładu w proces osiągania porozumienia. Niemal automatycznie przeciwstawiamy się sytuacji podejmowania decyzji bez naszego udziału, „ponad naszymi głowami”, oczywiście w ważnych dla nas sprawach.
Aby proces negocjacji przebiegał prawidłowo, należy przestrzegać kilku zasad:[4]
- negocjacje powinny rozpoczynać się od spraw, w których stanowiska są takie same lub podobne,
- do negocjacji należy starannie się przygotować, nie lekceważyć partnera,
- czasami przy niewielkich ustępstwach możemy zrobić więcej i stracić stosunkowo niewiele,
- trzeba umieć milczeć z pełnym zainteresowaniem,
- konieczne jest poznanie interesów partnera,
- zawsze bądź przygotowany na różne warianty negocjacji,
- umowy, umowy nie powinny być podpisywane, gdy są puste przestrzenie,
- podczas negocjacji musimy pokazać się z jak najlepszej strony.
[1] E.Szapiro,T.Szapiro, Negocjacje, PWN,Warszawa 1999, s.95-96
[2] Tamże s.104-106
[3] Z.Znamirowski ,Skuteczny negocjator,www.biz.reporter.pl /2000/05 z dnia 18.11.2002
[4] M.H.Bazerman,M.A.Neale ,Racjonalnie negocjując,PTP,Olsztyn 1997,s.76