Porównanie negocjacji opartych na zasadach z negocjacjami pozycyjnymi

Porównanie negocjacji opartych na zasadach z negocjacjami pozycyjnymi przedstawia tabela 1. (za: (Fisher, Ury, 1991)

Tabela 1 Rodzaje negocjacji

Problem Negocjacje pozycyjne . W którą grę powinieneś zagrać		Rozwiązanie Zmień grę – negocjowanie wokół treści
Miękka	Hard	W oparciu o zasady
Uczestnicy są przyjaciółmi.	Uczestnicy są przeciwnikami.	Uczestnicy powinni rozwiązać problem.
Celem jest porozumienie.	Celem jest zwycięstwo.	Celem jest osiągnięcie mądrego wyniku w sposób skuteczny i polubowny.
Daj możliwość pielęgnowania wzajemnych relacji.	Żądaj ustępstw jako warunku wzajemnych relacji.	Oddziel ludzi od problemu
Bądź łagodny wobec ludzi  problemu.	Bądź twardy w odniesieniu do ludzi i problem.	Bądź łagodny dla ludzi, twardy dla problemu.
Zaufaj innym.	Nie ufaj innym.	Działaj niezależnie od zaufania.
Łatwo zmieniaj pozycję.	Wczuj się w swoją pozycję.	Skup się na zainteresowaniach, a nie na pozycjach.
Składaj oferty.	Wykorzystaj zagrożenia.	Badanie i odkrywanie biznesu
Odkryj dolną granicę porozumienia (min.co możesz zaakceptować).	Podawanie nieprawdziwej informacji o dolnej granicy umowy.	Unikaj ustalania dolnej granicy porozumienia.
Zaakceptuj jednostronne straty w imię osiągnięcia porozumienia.	Żądaj jednostronnych korzyści jako warunku zawarcia umowy.	Rozwijaj możliwości korzystne dla obu stron
Szukaj jednego rozwiązania – takiego, które zaakceptują.	Szukaj jednego rozwiązania – takiego, które zaakceptujesz.	Opracuj wiele opcji, z których będziesz mógł później wybierać.
Nalegaj na porozumienie.	Upieraj się przy swoim stanowisku.	Nalegaj na stosowanie obiektywnych kryteriów.
Staraj się unikać walki woli.	Postaraj się wygrać walkę woli.	Staraj się osiągnąć wynik oparty na obiektywnych kryteriach.
Poddaj się presji	Uciskaj	Uzasadniaj i bądź otwarty na uzasadnienia. Poddaj się zasadom, nie ciśnienie.

Zasada 1 Oddziel ludzi od problemu.

Dla każdego negocjatora ważne są dwa rodzaje interesów: te dotyczące meritum i te dotyczące relacji. Relacje zazwyczaj przeplatają się z problemem i pokrywają z dyskusją merytoryczną. Mamy tendencję do traktowania ludzi i problemu jako jednego. Jeżeli drażnią nas cechy osobiste, system wartości lub sposób bycia partnera, ulegamy krytyce, która często przenosi się na poziom merytoryczny. Krytyka wywołuje u partnera silne działania obronne i jest przyczyną eskalacji konfliktu.
Niezdolność do bycia wrażliwym na uczucia i sentymenty innych osób ma również zły wpływ na negocjacje.  Nieporozumienia mogą wzmacniać niekorzystne uczucia i prowadzić do reakcji, które powodują kontrreakcje, a nawet załamanie negocjacji. (Dana, 1993)

Dlatego ważne jest, aby w negocjacjach poświęcić wiele uwagi problemom ludzkim.

Często podczas negocjacji trzeba radzić sobie nie tylko z ludzkimi problemami drugiej strony, ale także z własnymi (frustracja, złość). Aby pokonać problemy psychologiczne, należy zastosować techniki psychologiczne w trzech kategoriach: percepcja, emocje i komunikacja.

Postrzeganie – problemy między ludźmi wynikają z niespójności w ich myśleniu, a nie z obiektywnej rzeczywistości. To sposób, w jaki każda ze stron postrzega rzeczywistość, stwarza problem w negocjacjach i jednocześnie otwiera drogę do rozwiązania. Zmiana sposobu postrzegania jest możliwa dzięki następującym technikom.

• Postaw się w ich sytuacji
• Nie wnioskuj o ich intencjach na podstawie własnych obaw
• Nie obwiniaj ich za swoje własne problemy
• Omówienie wzajemnych spostrzeżeń
• Szukaj okazji do działania wbrew temu, co widzi druga strona
• Upewnij się, że są zaangażowani w dyskusję, tak aby byli zainteresowani rozwiązaniem.
• Twoja propozycja musi być zgodna z ich systemem wartości – zachowaniem twarzy. (Fisher, Ury, 1991)

Postaw się w ich sytuacji

Każda strona negocjacji widzi tylko uzasadnienie swoich racji i tylko wady drugiej strony. Co więcej, należy umieć wczuć się w
punkt widzenia drugiej strony tak samo, jak się w niego wierzy. Postawienie się w sytuacji drugiej strony nie oznacza akceptacji, ale daje lepsze zrozumienie sposobu myślenia drugiej strony i może spowodować rewizję własnych poglądów na temat meritum sprawy.  Umiejętność spojrzenia na sytuację z drugiej strony, niezależnie od tego, jak trudne może to być, jest jedną z najważniejszych umiejętności negocjatora.

Nie wnioskuj o ich intencjach na podstawie własnych obaw

Nie należy zakładać, że druga strona zamierza zrobić to, czego się obawia. Błędne interpretowanie tego, co robi lub mówi, często prowadzi do pokazania wszystkim, jak bardzo się myli. Taka interpretacja postawy partnera powoduje, że nowe pomysły mające na celu osiągnięcie porozumienia są odrzucane.

Nie obwiniaj ich za swoje własne problemy

Obwinianie sprawi, że zaatakowana strona odrzuci to, co zostało jej zarzucone. Zaatakuje siebie lub odmówi słuchania. Nawet jeśli obwinianie jest uzasadnione, zwykle przynosi efekt przeciwny do zamierzonego. Przypisywanie winy trwale wiąże ludzi z problemem, dlatego należy dążyć do oddzielenia objawów problemu od osoby, z którą się o nim rozmawia.

Omówienie wzajemnych spostrzeżeń

Dobrym sposobem radzenia sobie z różnicami w postrzeganiu jest ujawnienie ich i omówienie z drugą stroną. Przekazanie wszystkiego jasno i wyraźnie będzie dla negocjatora bardzo ważnym krokiem na drodze do rozwiązania problemu.

Szukaj okazji do działania wbrew temu, co widzi druga strona

Dobrym sposobem na zmianę postrzegania drugiej strony jest wysłanie jej wiadomości innej niż ta, której się spodziewa (np. zamiast zachowywać się jak wróg, możesz zachowywać się jak przyjaciel).

Upewnij się, że są zaangażowani w dyskusję, tak aby byli zainteresowani rozwiązaniem.

Tylko wtedy, gdy obie strony czują się twórcami postanowień negocjacyjnych, łatwiej jest osiągnąć porozumienie. Niezależnie od tego, czy warunki porozumienia wydają się korzystne, czy nie, mogą zostać odrzucone przez stronę, której nie zapewniono udziału w rozmowach.

Twoja propozycja musi być zgodna z ich systemem wartości – zachowaj twarz

Zachowanie twarzy polega na pogodzeniu porozumienia z zasadami i własnym wizerunkiem negocjatorów.

Emocje – (złość, strach, frustracja) mogą doprowadzić do załamania negocjacji, ponieważ strony będą bardziej skupione na walce niż na współpracy. Aby temu zapobiec, można zastosować techniki zmniejszające wpływ emocji:

• Rozpoznaj i zrozum swoje i ich emocje
• Nie ukrywaj swoich emocji i ogłaszaj ich istnienie jako uzasadnione
• Pozwól drugiej stronie „wyładować się”.
• Nie reaguj na wybuchy emocji
• Używaj symbolicznych gestów

Rozpoznaj i zrozum swoje i ich emocje

Podczas negocjacji przyjrzyj się sobie – swojemu stanowi emocjonalnemu,

a także zrozumieć znaczenie tego, co czują inni. Może to pomóc ci w zweryfikowaniu swojego zachowania i postawy.

Nie ukrywaj swoich emocji i ogłaszaj ich istnienie jako uzasadnione

Ważne jest, by rozmawiać o emocjach swoich i partnera. Omówienie
wzajemnych uczuć naświetli problem i sprawi, że negocjacje będą bardziej efektywne, ponieważ będą mniej oparte na reakcjach. Osoby, które wyraziły emocje, szybciej radzą sobie z problemem.

Pozwól drugiej stronie „wyładować się”.

Jest to dobra technika radzenia sobie z negatywnymi emocjami partnera poprzez pomoc w ich uwolnieniu. Zamiast przerywać polemiczne wypowiedzi partnera, można pozwolić mu wylać wszystkie żale, czyli „dać upust” i wysłuchać go bez odpowiadania na ataki. Jednocześnie można powtarzać prośbę, żeby mówił do końca.

Nie reaguj na wybuchy emocji

Stosowanie tej techniki zapobiega burzliwym negocjacjom, ponieważ skutecznie zmniejsza wpływ emocji i podnosi poziom samokontroli.

Używaj symbolicznych gestów

Proste gesty mają pozytywny efekt emocjonalny i są cennymi elementami, które mogą zmienić wrogie nastawienie do partnera.

Komunikowanie się – to podstawa negocjacji. Istnieją jednak trzy podstawowe problemy w wymianie informacji: robienie wrażenia na partnerze, niesłuchanie tematu i niezrozumienie siebie nawzajem.

Tym problemom można zapobiec, stosując następujące techniki:

• Aktywnie słuchaj i potwierdzaj to, co zostało powiedziane
• Mów, aby być zrozumianym
• Mów o sobie, nie o nich
• Mówić, aby osiągnąć cel

Techniki radzenia sobie z problemami związanymi z postrzeganiem emocji i komunikacją są uważane za skuteczne. Zajmują się one problemami ludzkimi, co pozwala oddzielić je od treści.

Zasada 2 Skup się na biznesie, a nie na stanowiskach.

Zgodnie z tą zasadą ważne jest, aby określić swoje potrzeby, motywy działania, czyli określić interesy, ponieważ to posuwa negocjacje do przodu. Skupianie się tylko na własnym stanowisku uniemożliwia znalezienie rozsądnego kompromisu. Zazwyczaj stanowisko jest określane wprost, a interesy mniej wyraźnie. Jeśli zostaną one jasno nazwane, łącznie z interesami drugiej strony – wtedy nawet znaczące różnice stanowisk przestaną mieć znaczenie. Aby określić lub odkryć interesy partnera, można zastosować technikę pytań „dlaczego”, czyli postawić się w sytuacji partnera. Odpowiedź, której udzielimy, przybliży nas do prawdopodobnych motywów działania partnera. Można zastosować technikę „Dlaczego nie”.

Pozwala na zidentyfikowanie podstawowej decyzji, o której podjęcie prosisz drugą stronę, a następnie zadanie sobie pytania, dlaczego jej nie zaakceptowała. Technika ta pozwala określić, jakie interesy stanęły na przeszkodzie.

Aby konstruktywnie dyskutować o biznesie i nie upierać się przy sztywnych stanowiskach, trzeba wyjaśnić drugiej stronie, jakie one są. Użycie odpowiednich technik daje taką możliwość:

• postępuj w taki sposób, by twoje interesy były jasne
• uznają swoje zainteresowanie za część problemu
• sformułuj problem, zanim udzielisz odpowiedzi
• patrz przed siebie, nie za siebie
• bądź twardy wobec problemu, a miękki wobec ludzi

Działaj tak, aby twoje interesy były jasne

Podaj konkretne szczegóły, które uwiarygodnią drugą stronę przedstawianej sprawy. Uzasadnij, aby przekonać ich do swoich racji.

Uznaj, że ich zainteresowanie jest częścią problemu

Dla dobra negocjacji ważne jest, aby pokazać, że interesy drugiej strony są cenione tak samo jak twoje własne i podkreślić, że stanowią one istotną część omawianej sprawy.

Sformułuj problem, zanim udzielisz odpowiedzi

Propozycja złożona kontrahentowi nie powinna być dla niego zaskoczeniem. Powinna być poprzedzona przedstawieniem interesów kontrahenta, uzasadnieniem ich, aby mógł on ocenić i zastanowić się nad propozycją. Propozycja pozbawiona tych elementów może przestraszyć partnera.

Patrz przed siebie, nie za siebie

Dla dobra sprawy rozsądnie jest patrzeć na przyszłe wspólne zamierzenia, zamiast na przykład spierać się o przeszłość i gromadzić utrwalone opinie o
drugiej stronie.

Bądź twardy wobec problemu, a miękki wobec ludzi

Traktuj partnera w sposób przyjazny i nie potępiaj go. Należy podkreślać zainteresowanie zaspokojeniem jego potrzeb, ale jednocześnie stanowczo bronić swoich interesów, nawet używając umiejętności agresywnych. Każdy z tych elementów osobno nie jest wystarczający. Połączenie wsparcia i ataku jest czynnikiem decydującym o skuteczności tej techniki.

Zasada 3

Przed podjęciem decyzji sprawdź kilka różnych opcji.

Negocjatorzy powinni mieć kilka możliwości rozwiązania problemu lub sporu.

Receptą na przygotowanie twórczych możliwości powinno być oddzielenie wymyślonych rozwiązań, pomysłów – od ich oceny, poszerzenie możliwości i szukanie wzajemnych korzyści, znalezienie sposobów na ułatwienie drugiej stronie podjęcia decyzji.

Nie jest wskazane szukanie jednej odpowiedzi.

Tworzenie od decydowania skutecznie oddzieli np. sesja burzy mózgów. Polega ona na wygenerowaniu jak największej liczby pomysłów na rozwiązanie konkretnego problemu, bez oceniania ich pod kątem przydatności, realizacji, skuteczności czy wykonalności.  Odroczona ocena sprzyja spontanicznej kreatywności, która zamienia liczbę pomysłów na ich jakość, ponieważ najpierw pojawiają się pomysły stereotypowe, a następnie oryginalne i odkrywcze. W ostatnim etapie pomysły muszą zostać pogrupowane i dopracowane, aby przyniosły pożądane rezultaty. (Pietrzyk 1996)

Stosowanie burzy mózgów przynosi następujące korzyści:

• możliwość tworzenia pomysłów uwzględniających interesy wszystkich interesariuszy,
• tworzenie klimatu wspólnego rozwiązywania problemów,
• przybliżenie każdej ze stron tego, co jest ważne dla drugiej

i groźby,

• nieumyślne ujawnienie informacji poufnych przez partnera
• mówienie czegoś, co zagraża własnym interesom

Czas spędzony na wspólnej burzy mózgów jest najbardziej produktywnym czasem podczas negocjacji.

Sposobem na rozwijanie wielu pomysłów, poszerzanie możliwości, może być:

• wykres kołowy
• spojrzeć oczami różnych ekspertów, aby dojść do porozumienia z różnymi mocnymi stronami

Karta koła

Przedstawia cztery podstawowe kroki w dochodzeniu do pomysłu:

• myślenie o konkretnym problemie – istniejącej sytuacji, z której jesteś niezadowolony

• diagnoza istniejącej sytuacji za pomocą ogólnych pojęć, kategoryzacji problemów i identyfikacji przyczyn

• poszukiwanie rozwiązań

• dochodzenie do ostatecznego rozwiązania

Tabela 2. Wykres kołowy w dochodzeniu do pomysłu

(po Gut, Haman, 1993)

Formuła wykresu kołowego polega na wprowadzeniu w życie jednego ogólnego sposobu działania. Proponuje ona prosty sposób wykorzystania jednego dobrego pomysłu do generowania kolejnych pomysłów. (Fisher, Ury, 1991)

Spójrz oczami różnych ekspertów

Jest to sposób na rozwijanie różnych pomysłów poprzez analizowanie własnego problemu z punktu widzenia różnych zawodów i dyscyplin.

Zawarcie porozumienia o różnej mocy

Polega ona na pomnożeniu liczby możliwych porozumień poprzez zastanowienie się nad
„słabszymi” wersjami porozumienia. Będą one pomocne w przypadku, gdy porozumienie, do którego się dąży, okaże się niemożliwe do osiągnięcia.

Zasada 4

Postulat, aby wyniki rozmów kwalifikacyjnych były oparte na obiektywnych kryteriach.

Aby znaleźć wspólny temat do dialogu, trzeba wspólnie podejmować decyzje. Właściwa decyzja musi być oparta na obiektywnych kryteriach, ponieważ wtedy porozumienie staje się bardziej stabilne i trwałe.  Kryteria obiektywne to takie, które są niezależne od woli obu stron, które zostaną ocenione jako właściwe przez zewnętrznego obserwatora, osobę niezaangażowaną w sprawę. Kryteria subiektywne nie motywują – przynajmniej jednej ze stron – do działania zgodnego z decyzją. Zazwyczaj ta strona czuje się wtedy pokrzywdzona.

Podczas negocjacji należy kierować się obiektywnymi kryteriami, ponieważ w ten sposób powstaje mądre porozumienie – polubowne i skuteczne.

Stosowanie obiektywnych kryteriów polega na podjęciu zobowiązania do wypracowania rozwiązania opartego na zasadach, a nie wymuszonego przez presję.

Należy skupić się na istocie problemu, a nie na wzajemnych ambicjach.  Należy być otwartym na argumenty, ale głuchym na groźby.

Zasady negocjacji prowadzą do mądrego porozumienia – polubownie i skutecznie.  Łatwiej jest współpracować, kiedy obie strony omawiają obiektywne kryteria rozwiązania problemu, zamiast zmuszać jedną z nich do ustępstw.   Stosowanie obiektywnych kryteriów to bardziej efektywne wykorzystanie czasu, rozmowa o możliwych standardach i rozwiązaniach.  Prowadzenie takich negocjacji rodzi dwa pytania:

• jak przygotować obiektywne kryteria?
• jak stosować je w negocjacjach?

Mówiąc o sprawiedliwych kryteriach i procedurach podczas negocjacji, należy pamiętać o trzech podstawowych zasadach:

• Przedstaw każde zagadnienie jako problem wspólnego znalezienia obiektywnych kryteriów.

• Uzasadnij i bądź otwarty na uzasadnienia, które kryteria są bardziej odpowiednie i jak należy je stosować.

• Nigdy nie ulegaj presji, tylko zasadom.

W sytuacjach konfliktowych należy poświęcić wiele uwagi zasadniczym negocjacjom, ponieważ to właśnie one mogą przynieść optymalne rozwiązanie, które zadowoli partnerów.

---

1. Fisher R., Ury W., Dojść do tak. Negocjowanie bez poddawania się, Państwowe Wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa 1991.
2. Gordon T., Wychowanie bez porażek szefów, liderów, przywódców, Instytut Wydawniczy PAX, Warszawa 1996.
3. Gut J., Haman W., Docenić konflikt. Od walki i manipulacji do współpracy, Centrum Negocjacji, Mediacji i Marketingu „Kontrakt”, Warszawa 1993.