„Niepowodzenie w planowaniu – to porażka planowania”. Konieczne jest określenie, co jest dla nas najważniejsze, co chcemy osiągnąć, uszeregowanie celów według ich ważności, od najważniejszych do mniej ważnych, ogół społeczeństwa powinien podzielić swoje priorytety na trzy grupy:[1]
- Doskonały
- stanowiące realistyczny cel,
- co stanowi minimum do osiągnięcia podczas negocjacji, aby nie zostały one uznane za porażkę.
Przygotowanie do negocjacji obejmuje staranne zebranie zarówno materiałów merytorycznych – dodatkowych danych ekonomicznych i statystycznych, jak i tych związanych z wiedzą drugiej strony – kim są nasi partnerzy, czego oczekują, jakie są ich mocne i słabe strony.
Wybór przedstawicieli:[2]
- liczba negocjatorów w zespole.
- umiejętności negocjacyjne i tematy osobowości.
- znajomość specjalistycznych zagadnień związanych z tematyką.
- możliwość interakcji z zespołem.
- przewidywane role, jakie mają zostać odegrane podczas negocjacji.
Konieczne jest rozważenie rodzaju prowadzonych negocjacji, tj. udzielenie odpowiedzi na pytanie.
NEGOCJACJE INDYWIDUALNE CZY ZBIOROWE?
Zalety indywidualnych negocjacji:
- strona przeciwna nie może zadawać pytań słabszym członkom zespołu,
- nie ma nieporozumień i różnic w zadaniach, które osłabiają pozycje,
- cała odpowiedzialność spoczywa na jednej osobie,
- umiejętność podejmowania natychmiastowych decyzji,
Zalety negocjacji zespołowych:
- w negocjacjach biura biorą udział osoby o różnym przygotowaniu i wiedzy,
- możliwe jest pojawienie się przed przeciwnikiem z szeroką opozycją,
- możesz opóźnić się w podjęciu decyzji („Muszę skonsultować się z moim partnerem/z zespołem”).
Bardzo ważną rzeczą jest umiejętne dostosowanie grupy pod kątem współpracy.
Kryteria wyboru związane ze zdolnością do współpracy:
- fit – źle być zaskoczonym przez własny zespół,
- bilans wewnętrzny – zespoły „niedokończonych gwiazd” są nieefektywne
w procesie osiągania TAK,
- zaufanie
- uznanie przez stronę przeciwną,
- role grupowe.
Ważną rzeczą podczas negocjacji są role, które każdy członek zespołu negocjacyjnego ma do odegrania.
Oczekiwane role:[3]
- lider – prowadzi negocjacje, oddaje głos innym, kieruje członkami zespołu.
- dusza zespołu – wyraża zrozumienie dla członków drugiego zespołu „utrzymuje” atmosferę zrozumienia.
- sabotażysta – który osłabia pozycję przeciwnika i stara się uwypuklić jego słabości
- krytyk – ma na celu obserwowanie postępu negocjacji i stosowanie taktyk w celu przedłużenia postępu.
- ekspert – kontroler, który proponuje wyjścia z trudnej sytuacji, zapobiega niepotrzebnej dyskusji.
Nie bez znaczenia w negocjacjach są mniejsze sprawy, takie jak wybór miejsca spotkania.
Wybór miejsca spotkania :[4]
- komfort psychiczny,
- przewaga psychologiczna,
- strona przeciwna nie może przedwcześnie zamknąć negocjacji i opuścić (mogła to zrobić w domu),
- oszczędność czasu i pieniędzy na podróże,
- pełny dostęp do danych, informacji i innych pomocy.
Zalety negocjacji prowadzonych ze stroną przeciwną:
- całkowite skoncentrowanie się na negocjacjach,
- możesz powstrzymać się od podawania pewnych informacji twierdzących, że w danej chwili nie można ich uzyskać,
- odpowiadamy obowiązkom gospodarza.
Dużą wagę przywiązuje się również do właściwego planowania przestrzeni negocjacyjnej.
Wymagania techniczne miejsca rozmowy:[5]
- duży pokój,
- wygodne fotele,
- sprawna wentylacja,
- środki prezentacji wizualnej,
- napoje orzeźwiające.
Rozpoczęcie negocjacji
Na tym etapie stosujemy techniki psychologiczne, ich celem jest pokazanie nas w jak najlepszym świetle w celu zdobycia sympatii i zaufania. Nasz wizerunek może skrystalizować się w momencie pierwszych wypowiedzi. Stosuje się taktykę tzw. „efektu pierwszego wrażenia”, którą można uzupełnić taktyką prezentacji, aby zwiększyć naszą atrakcyjność.
Aby negocjacje przebiegały sprawnie, podczas obrad należy przestrzegać pewnych zasad.
Regulamin obowiązujący w czasie posiedzenia:
- tematy rozmów,
- porządek dzienny
- precyzyjne rejestrowanie wyników,
- czas trwania kolejnych rund negocjacji,
Przy ustalaniu wspólnych zasad obowiązujących podczas spotkania ważne jest, aby zostały one opracowane wspólnie przez obie strony i w ten sposób rozpoczęły rzeczywistą współpracę.
Z psychologicznego punktu widzenia dobrze jest zaplanować rozmieszczenie negocjatorów przy wspólnym stole. Jeśli chcemy nadać spotkaniu konfrontacyjny charakter, nasz lider, zasiadamy na szczycie stołu, ponieważ stamtąd będzie on w stanie najlepiej kontrolować rozmowy. Okrągły stół daje poczucie większego relaksu, równych szans dla obu stron. Jeśli zespoły chcą podkreślić swoją odrębność, siedzą naprzeciwko siebie przy prostokątnym stole, każdy z nich w takim miejscu, aby najlepiej odgrywały swoją rolę.
Rys.1.3. Układ negocjatorów.
Źródło: Zarządzanie zmianą , Materiały dla uczestników warsztatów skierowane do menedżerowie służby zdrowia, Warszawa 2001, s.27-28
[1] S.Długosz ,Przewodnik negocjatora ,IOPM, Warszawa 1991,s.56
[2] Tamże, pkt 61
[3] J.Eicher, Sztuka komunikacji, Ravi , Łódź 1995,s.103
[4] P.Casse, Jak negocjować ,Zysk i S-ka, Poznań 1996,p.145
[5] Tamże,s.161