Etap właściwych negocjacji rozpoczyna się w momencie spotkania partnerów negocjacyjnych. Składa się z szeregu typowych działań, warunków i zasad:[1]
- prezentacja członków zespołu i weryfikacja ich kompetencji. Inspirowanie partnerów do zaufania sobie i swoim propozycjom oraz wprowadzanie atmosfery życzliwości i przyjaźni.
- wstępne rozmowy. Zdefiniowanie problemu oraz przyjęcie zasad
i stylu negocjacji. Określenie czasu ich trwania i procedury oraz przyjęcie kryteriów oceny wyników negocjacji. - przedstawianie ofert, ich ocena, wzajemna perswazja. Percepcja i interpretacja faktów przez drugiego partnera : zrozumienie argumentów drugiej strony, właściwy odbiór jej intencji, siła determinacji i argumentów drugiej strony, uczciwa i otwarta dyskusja na temat różnic, podkreślanie kluczowych treści, poszanowanie praw do własnego sposobu rozumienia problemu.
- kreatywne myślenie. Zgłaszanie dużej liczby pomysłów na rozwiązania satysfakcjonujące obu partnerów. Oceń te propozycje i idź na ustępstwa i zaproponuj oferty.
- zgoda na zawarcie umowy przyrzeczonej. Podsumowanie wyników i prezentacja rozwiązań na piśmie.
Nie bez znaczenia w prowadzeniu negocjacji jest stosowanie taktyk negocjacyjnych.
W trakcie właściwych negocjacji ważną rolę odgrywa argumentacja (perswazja), do której można zastosować pewne taktyki: [2]
- taktyki przejmowania inicjatywy, które służą do płynnego przejścia do innego tematu, gdy rozmowy na stronie są niekorzystne. Przewagę nad partnerem w negocjacjach daje wówczas taktyka „zmiany biegów”. Skuteczna jest również taktyka powstrzymywania się od decyzji w celu zyskania czasu na prowadzenie konsultacji i operacji taktycznych,
- taktyki eskalacji dzielą się na spontaniczne i strategiczne:
Spontaniczna taktyka sprowadza się do gry emocji, przyczyny w nich są wyciszone i rzadko wychodzą na pierwszy plan. Wyolbrzymienie sporu jest formą taktyki ataku, w której strona jest przekonana, że tylko siłą można coś wymusić od przeciwnika, który jest postrzegany jako wróg. Jest to uproszczony sposób myślenia, spowodowany stresem, wynikającym z przekonania, że problem w ogniu walki staje się coraz ważniejszy.
Przekonanie partnera, że jest pokrzywdzonym i ma wiele oskarżycielskich informacji, determinuje jego gotowość do obrony poprzez atakowanie – to taktyka atakowania partnera. Zła opinia o twoim partnerze może warunkować twoją technikę dystansu społecznego.
Taktyka strategiczna to celowe i świadome intencje takiego działania, aby doprowadzić do zakończenia negocjacji poprzez większe napięcie. Są to często drastyczne metody, np. strajki głodowe, strajki okupacyjne, kiedy konkretna grupa ludzi chce uświadomić ludziom wyższą hierarchię społeczną ich żądań. Taktyka zmiany warunków poprzedzających spór jest działaniem wymuszającym dodatkowe żądania wobec osoby, z którą została już zawarta umowa. np. nieoczekiwany wzrost kolejnej – ostatniej raty wcześniej sprzedanego samochodu. Jest to typowa gra na emocjach kupującego, który już przyzwyczaił się do samochodu i prawdopodobnie ulegnie wymaganiom drugiej strony.
Jeśli partner przenosi ciężar negocjowanego problemu na kwestie drugorzędne, porusza tematy zastępcze, czyli stosuje taktykę rozszerzania przedmiotu sporu.
Zwykle ma na myśli zyskanie czasu, wybicie
drugiej strony z uderzenia. Próbą osłabienia pozycji przeciwnika, a jednocześnie poprawy własnej, jest stosowanie taktyki szukania sojuszników, w celu uzyskania poparcia osób niezaangażowanych w konflikt. Mogą to być władze, organizacje, współpracownicy. Poparcie sojuszników stawia warunki i znacznie ogranicza argumentację strony przeciwnej.
- taktyka defensywna – skuteczna taktyka obronna to techniki zmniejszające agresję, czyli zmniejszające eskalację reakcji partnera. Należą do nich technika przeciwnych reakcji, która opiera się na założeniu, że partnerzy nie są w stanie wykonać dwóch przeciwstawnych reakcji w tym samym czasie. Jeśli ktoś doświadcza frustracji i jest poddawany wpływowi, który powoduje przeciwne reakcje, agresja zmniejszy się.
Inną taktyką defensywną jest taktyka blefu. Strona przeciwna zaczyna działać na naszą korzyść, szukając rozwiązań, które byłyby dobre dla obu stron. Można powiedzieć, że przeciwnik pomaga nam rozwiązać nasze problemy.
Jeśli używamy pochlebstw i komplementów, aby wpłynąć na partnera, aby faworyzował nasze żądania, używamy taktyki „odpuszczania”. Możesz pokazać swoją niezależność i wyższość, stosując taktykę zagrożenia. Używając frazy „jeśli ci się to nie podoba, to …..” jesteśmy gotowi zrezygnować z usług, pomocy, oferty drugiej strony. - Taktyka dystrybucyjna i integracyjna. Taktyka dystrybucyjna obejmuje ofensywną (zwykle atakującą) i defensywną (używaną we własnej obronie). Obejmują one wprowadzające w błąd informacje, argumenty niezwiązane ze sprawą, groźby i obelgi. Taktyki integracyjne są łagodniejsze i wywołują bardziej pozytywne reakcje partnerów.
- taktyki manipulacji psychologicznej służą do podporządkowania partnera naszym wymaganiom i wywierania presji.
Mogą to być podstępne taktyki, w których celowe oszczerstwa, fałszywe oświadczenia, przekręcanie faktów są wykorzystywane do wykorzystania zaufania partnera. Mogą to być również taktyki nacisku pozycyjnego, w których warunki są ustalane przez eskalację żądań (groźby i szantaż), radykalne żądania lub dokonywanie trudnych wyborów („tak lub nie”, „jeśli nie, to) lub zamykanie („nigdy nie zaakceptujemy twoich warunków”).
Inną taktyką manipulacyjną jest taktyka „bad guy – good guy”, która opiera się na klasycznym schemacie przesłuchań policyjnych. Partia, która go używa, udaje, że rozłamuje się we własnych szeregach i pokazuje, że propozycja miłego partnera to najlepsza oferta.
Inne to zmanipulowane taktyki perswazji, które można wykorzystać poprzez żałosne żądanie zrozumienia „tylko uzasadnionych interesów”, udawania nieudolności w zrozumieniu „co tak naprawdę się dzieje”, traktowania sprawy jako nieważnej.
Takie naciski stosowane na dłuższą metę nie są zbyt skuteczne, ponieważ partner, który wyczuwa manipulację, traci pewność siebie i zamyka się w sobie. Może również złamać umowę. Taktyka zmanipulowanej perswazji obejmuje techniki, które cenią partnera, takie jak „ty jako ekspert rozumiesz”, „Nie mogę z tobą konkurować w żadnej dziedzinie”. Wielu ludziom podoba się to uznanie.
[1] Zarządzanie zmianą, Materiały z warsztatów dla menedżerów ochrony zdrowia, Warszawa 2001, s.27
[2] V.Loskot, Jak wygrać negocjacje, www.akademiasukcesu.com./tajemnice z 13.12.2002