Definicja negocjacji

W ostatnich latach znacznie wzrosło zainteresowanie negocjacjami. Jest to dziedzina, która przeżywa obecnie prawdziwy rozkwit. Większą popularność zdobyły nowe obszary badań i działań praktycznych, w których kładzie się nacisk na zdobywanie wiedzy dotyczącej skutecznego zawierania porozumień w konfliktach personalnych, społecznych, zespołowych oraz między podmiotami gospodarczymi. Negocjacje są nierozerwalnie związane z codzienną egzystencją człowieka. Ich pojęcie ma bardzo szerokie znaczenie, ponieważ dotyczy wszystkich kontaktów społecznych. Fakt, iż niemal każdy negocjuje nie oznacza jednak, że pojęcie to jest oczywiste i jednoznaczne dla wszystkich.

Słowo „negocjacje” pochodzi z łacińskiego słowa „negotium”, co oznacza interes. „Negotiate” z języka angielskiego wyjaśnione jest natomiast jako prowadzenie rozmowy w celu doprowadzenia do kompromisu przez uzgodnienie. Tak rozumiane pojęcie zostało zdefiniowane przez autorów „Negocjacji handlowych” jako: „wielostronny proces komunikowania się, którego celem jest osiągnięcie porozumienia”^[1].

Negocjacje zdefiniować można jako proces rozwiązywania konfliktu, w którym dwie lub więcej stron o częściowo sprzecznych interesach dyskutuje dzielące je różnice i próbuje podjąć wspólną decyzje co do ważnych dla nich spraw^[2].

Negocjacje są próbą pogodzenia sprzecznych interesów, potrzeb, celów, idei. Jest to bardzo złożony proces, w którym istotne jest nie tylko osiągnięcie zamierzonego celu, ale także poczucie własnej godności, zaspokojenie ambicji i aspiracji. Negocjacje nie są jednostkową umiejętnością, ale procesem, w który zaangażowane są przynajmniej dwie strony. Każda z nich chcąc osiągnąć zamierzony cel potrzebuje drugiej strony do prowadzenia pertraktacji .

W literaturze przedmiotu można spotkać definicje, które wskazują, że negocjacje są procesem dochodzenia od przeciwstawnych interesów do wspólnych ustaleń. Alan Fowler pisze, że negocjacje to: „proces interakcji, wspólnego zaangażowania dla osiągnięcia celu, ale początkowo różniące się oczekiwaniami, próbują za pomocą w którym co najmniej dwie strony widzące konieczność argumentów i perswazji przezwyciężyć dzielące je różnice i znaleźć wzajemnie satysfakcjonujące rozwiązanie”^[3]. Definicja ta w pełni wyjaśnia, że u podstaw podjętych i prowadzonych negocjacji leżą wspólne interesy negocjujących stron. Interesy te to potrzeby i pragnienia, które mogą zostać osiągnięte dzięki wspólnym wyjaśnieniom, wzajemnym informowaniu się o swojej woli oraz zgodzie na wspólnie ustaloną treść.

W trakcie negocjacji dążymy do ustalenia warunków uzyskania czegoś od drugiej strony, która chce otrzymać coś od nas^[4].

W negocjacjach chodzi głównie o to, żeby przewidzieć reakcję strony przeciwnej na nasze działania. Negocjacje to psychologiczna gra. Każdy twój ruch podczas partii gry w negocjacje wywołuje określony ruch przeciwnika^[5].

Negocjacje najczęściej traktujemy jako dążenie do uzgodnienia wspólnego punktu widzenia i dopasowania wzajemnej działalności w sposób możliwie bezkonfliktowy. Czasami jednak sprzeczności wynikające z odmiennych celów i zdań negocjujących stron stają się przyczyną trudności na drodze do realizacji wzajemnie satysfakcjonującego porozumienia. Kiedy nie można pokonać drugiej strony dąży się zatem do możliwie największego jej osłabienia. Ten aspekt negocjacji porusza Maciej Stelmaszczyk, nazywając proces negocjacyjny „ciągiem informacji przekazywanych sobie bezpośrednio przez negocjatorów (tzw. interakcje) dla osiągnięcia swego stanowiska lub dla osłabienia argumentacji drugiej strony”^[6].

Każdy z możliwych aspektów definiowania negocjacji akcentuje różne aspekty tego procesu. Jedne określają je jako proces wymiany handlowej trwający od momentu osiągnięcia porozumienia, inne zakładają, że podstawą jest podejmowanie decyzji w drodze wzajemnego przekonywania się czy argumentacji. Realistyczne spojrzenie na proces negocjacyjny wymaga zrozumienia, iż składa się on z długotrwałych sekwencji wzajemnych zachowań.

Negocjacje są zatem procesem^[7]:

• osiągania celów,
• wpływania na zachowania się innej osoby lub osób,
• zmiany istniejących stosunków międzyludzkich,
• ustalania wspólnego stanowiska realizującego sprzeczne interesy.

Podsumowując rozważania na temat pojęcia negocjacji warto zaznaczyć, iż jest to czynność wykonywana codziennie przez każdego człowieka. Dzięki umiejętności negocjowania możemy osiągnąć to co chcemy i kiedy chcemy. Zwykle termin „negocjacje” przywodzi na myśl skomplikowane debaty prowadzone między dyplomatami, czy spory zbiorowe między pracownikami a pracodawcami. Jednak za autorami „Negocjacji” możemy powiedzieć, iż „(…) negocjacje to również, a dla większości z nas przede wszystkim zwykła, codzienna czynność, niemal tak częsta jak spanie czy jedzenie. Każdy z nas – czy tego chce, czy nie musi – być n ego ej a torem” ^[8].

Kiedy rozmowa staje się negocjowaniem

Rozpoznanie sytuacji negocjacyjnej wymaga spojrzenia na to, co uczestnicy mogą wspólnie zmienić. Rozmowa o zakończonym wydarzeniu może służyć wyłącznie wymianie opinii. Nabiera charakteru negocjacji, gdy jej uczestnicy zaczynają ustalać przyszłe działania, zakres odpowiedzialności albo sposób podziału dostępnych zasobów. W zakładzie pracy takim zasobem bywa czas, dostęp do wsparcia innego działu, możliwość wyboru terminu urlopu czy kolejność realizacji zadań. Istotna jest zależność między decyzjami rozmówców. Jeżeli jedna osoba potrzebuje zgody albo współdziałania drugiej, pojawia się przestrzeń do uzgadniania warunków. Samo przedstawienie życzenia stanowi dopiero początek. Właściwy proces rozwija się wraz z odpowiedziami, wyjaśnieniami i kolejnymi propozycjami.

Przykładem może być rozmowa dwóch pracowników o przekazaniu części obowiązków przed planowaną nieobecnością. Osoba prosząca o zastępstwo chce zapewnić ciągłość swojej pracy, natomiast jej współpracownik potrzebuje zachować możliwość wykonania własnych zadań. Początkowo różnica stanowisk może dotyczyć liczby przejmowanych spraw. Po dokładniejszym wyjaśnieniu sytuacji okazuje się jednak, że najważniejsze są terminy i dostęp do dokumentacji. Uzgodnienie wcześniejszego przygotowania materiałów oraz ograniczenie zastępstwa do pilnych przypadków pozwala stworzyć rozwiązanie odpowiadające obu potrzebom. Ten przykład pokazuje, dlaczego definicja negocjacji powinna uwzględniać zarówno wymianę propozycji, jak i odkrywanie powodów, dla których poszczególne propozycje mają znaczenie.

Interesy i stanowiska w rozumieniu negocjacji

Stanowisko jest wyrażoną propozycją rozwiązania. Interes wyjaśnia, czemu stronie na tej propozycji zależy. Pracownik może domagać się stałej godziny rozpoczynania pracy, ponieważ musi przewidywalnie organizować opiekę nad bliską osobą. Kierownik może oczekiwać elastyczności, ponieważ obciążenie zespołu zmienia się w ciągu tygodnia. Poznanie tych okoliczności otwiera więcej możliwości niż proste przeciwstawienie dwóch żądań. Rozmowa może dotyczyć wcześniejszego ogłaszania harmonogramu, zamian między pracownikami albo ustalenia konkretnych dni wymagających większej dyspozycyjności. Są to odmienne sposoby odpowiedzi na potrzeby, które początkowo ukrywały się za stanowiskami. Znaczenie tej różnicy staje się szczególnie widoczne wtedy, gdy rozmowy zatrzymują się na powtarzaniu tych samych postulatów.

Warto również odróżniać negocjowanie od samego przekonywania. W przekonywaniu uwaga może skupiać się na zmianie opinii odbiorcy. W negocjacjach trzeba dodatkowo ustalić warunki wspólnego działania, a więc dowiedzieć się, co rozmówcy mogą zaoferować, jakie ograniczenia uznają za istotne oraz kto jest uprawniony do przyjęcia zobowiązań. Przekonujący argument pomaga zrozumieć propozycję, lecz dopiero jej zaakceptowanie i określenie sposobu wykonania nadają porozumieniu praktyczny wymiar. Z tej perspektywy nawet spokojna, krótka rozmowa może być pełnoprawnymi negocjacjami. O jej charakterze rozstrzyga przedmiot uzgodnień i udział stron w kształtowaniu decyzji, a nie uroczysta oprawa spotkania.

Co oznacza wynik negocjacji

Rezultat rozmów można rozpatrywać na kilku płaszczyznach. Pierwsza dotyczy treści ustaleń: tego, co strony otrzymują i do czego się zobowiązują. Druga obejmuje wykonalność przyjętych rozwiązań, czyli dostępność czasu, ludzi i środków potrzebnych do ich zastosowania. Kolejna wiąże się ze sposobem traktowania uczestników. Osoba, która miała możliwość przedstawienia swojego stanowiska i otrzymała zrozumiałe wyjaśnienia, może inaczej oceniać tę samą propozycję niż osoba pominięta w rozmowie. Ocena wyniku powinna zatem uwzględniać warunki jego powstania. Ma to szczególne znaczenie w firmie, gdzie uczestnicy negocjacji po zakończeniu spotkania nadal współpracują i ponoszą konsekwencje wspólnej decyzji.

Definicja negocjacji zyskuje przez to wymiar praktyczny. Pomaga rozpoznać, kiedy potrzebne jest zebranie informacji, kiedy należy doprecyzować oczekiwania, a kiedy można przejść do formułowania zobowiązań. Ułatwia także dostrzeżenie własnego udziału w codziennych uzgodnieniach. Człowiek nie musi nazywać siebie negocjatorem, aby negocjować termin, sposób współpracy czy podział odpowiedzialności. Świadomość tego procesu pozwala jednak przygotować się do rozmowy i trafniej ocenić jej przebieg. Rozumienie negocjacji jako wspólnego kształtowania decyzji kieruje uwagę ku rzeczywistym możliwościom porozumienia oraz ku odpowiedzialności za to, co po rozmowie nastąpi w praktyce.

Pomocne jest również ustalenie, kto rzeczywiście uczestniczy w podejmowaniu decyzji. Osoba obecna podczas rozmowy może przedstawiać informacje, reprezentować cudze stanowisko albo samodzielnie przyjmować zobowiązania. Rozpoznanie tej roli pozwala właściwie ocenić znaczenie jej odpowiedzi. Dzięki temu uczestnicy wiedzą, czy osiągnęli porozumienie, czy przygotowali dopiero propozycję wymagającą dalszego zatwierdzenia przez inne osoby.