Zasady prawidłowej komunikacji podczas negocjacji:
- poznaj siebie – człowiek, który ma problemy ze zrozumieniem siebie, nie powinien oczekiwać, że inni go zrozumieją,
- zwracaj uwagę na drobiazgi – dotrzymuj słowa w najdrobniejszych sprawach,
- wziąć pod uwagę niestabilność uwagi każdego rozmówcy – ze względu na wybiórczą uwagę powinniśmy często powtarzać nasze najważniejsze kwestie,
- nie formułuj przedwczesnych ocen – najpierw słuchaj, a potem formułuj dojrzałe negocjacje,
- być gotowym przyznać się do błędu – gotowość do uznania swojej omylności uelastycznia negocjacje,
- zwracaj uwagę na znaczenie, a nie na formę wypowiedzi – choć znaczenie tego, co słyszymy, zależy od kontekstu wypowiedzi, sposób mówienia nie może przesłonić faktu, że to treść decyduje o przebiegu negocjacji.
- brać pod uwagę uczucia drugiej strony – mieć szacunek dla uczuć drugiej strony.
- nie lekceważmy żadnego pytania – każde pytanie strony przeciwnej należy traktować poważnie, ułatwia to zrozumienie naszych problemów.
- różnica zdań może być korzystna – powiedzmy, że jest to pierwszy plan kreatywnego myślenia.
- przyjmij punkt widzenia swoich przeciwników – gdy grozi ostry konflikt, spróbuj spojrzeć na problem oczami partnera
- uważaj na sposób wyrażania niezgody-odmowy, wymaga taktu, łagodności i wrażliwości.
- unikanie udzielania rad jest bardziej przekonujące dla tego, kto je daje, niż dla tego, któremu jest ono udzielane.
- bądź wnikliwym obserwatorem – zwracaj uwagę na sygnały niewerbalne, mogą być cennymi informacjami o postawach partnera.
- Mów wyraźnie, rzeczowo oznacza poważne traktowanie treści, które mówisz.
- okazuj szacunek swojemu partnerowi – traktuj go jako ważną osobę, niezależnie od tego, jakie jest stanowisko; taka postawa zachęca do wzajemności.
Trudny partner
Żadnemu rozmówcy nie należy odpowiadać tym samym – wystarczy, że jedna strona stworzy dodatkowe trudności, jeśli nasza również zacznie to robić, trudności będą się mnożyć. Osoba, która zachowuje się destrukcyjnie, agresywnie i złośliwie, powinna raczej być współczująca, często nieświadomie, nieumyślnie. Żelazna zasada zobowiązuje go do trzymania nerwów w ryzach. Negocjatorzy reprezentują różne postawy podczas negocjacji.
Rodzaje partnerów w negocjacjach:[1]
- niezadowolony – w uzasadniony i „trzymający się” sposób. Zachowaj spokój, nie daj się sprowokować, uważnie słuchaj wszystkich oskarżeń, nie przerywaj, okazuj zrozumienie dla stanu emocjonalnego rozmówcy,
- agresywny partner. Agresja – objaw leku i frustracji. Mów spokojnie, pytaj o konkretne fakty, zachęcaj przeciwnika do wykrzykiwania swojego gniewu; im dłużej mówi, tym spokojniejszy się stanie, zwróć uwagę na konsekwencje przedłużającego się agresywnego zachowania: jeśli nie możesz uspokoić partnera, zorganizuj przerwę w rozmowach,
- nieprzyjazny partner – zimne, niemiłe zachowanie – nie musi być osobiście skierowany przeciwko tobie. Mów przyjaznym tonem, trzymaj się, trzymaj się faktów i szczegółów, nie rób osobistych uwag, nie martw się o rozmówcę, nie próbuj go zmieniać, rozstrzygnij sprawę tak szybko, jak to możliwe,
- protekcjonalny partner. „Znasz mnie, nie pozwolę ci zranić” itp.
[1] Zarządzanie zmianą, Materiały warsztatowe dla menedżerów bezpieczeństwa Zdrowie,Warszawa 2001, s.30