Podstawowa trudność z jego interpretacją wynika ze złożoności oraz dużego stopnia skomplikowania przedmiotu. Część specjalistów zwraca uwagę na istotę negocjacji, uwypuklając ich główny cel, inni koncentrują się na sposobie dojścia do porozumienia, podkreślając to, co dzieje się pomiędzy uczestnikami rozmów w trakcie ich trwania. Gdyby połączyć w jedną całość wszystkie ważniejsze elementy negocjacji podawane w literaturze, można powiedzieć, że są one[1]:
- sposobem rozwiązania konfliktu,
- zespołem działań na rzecz osiągnięcia porozumienia,
- podejmowaniem wspólnej decyzji,
- dochodzeniem do konsensusu;
przez strony, które uczestniczą w procesie:
- wzajemnej komunikacji,
- uczenia się,
- argumentowania i perswazji,
- wywierania nacisków; realizowanych w celu zaspokojenia potrzeb uczestników opisywanego procesu.
Negocjacje to proces rozwiązywania konfliktu, w którym dwie lub więcej stron o częściowo sprzecznych interesach dyskutuje dzielące je różnice i próbuje podjąć wspólną decyzję co do ważnych dla nich spraw[2].
Negocjacje zatem to dość skomplikowany proces, w którym każda ze stron stara się doprowadzić do podjęcia wspólnej decyzji. W przedsiębiorstwie można spotkać się z różnymi rodzajami negocjacji. Mogą to być negocjacje dyrekcji, kierownictwa, zarządu, właścicieli przedsiębiorstwa (zależnie od rodzaju podmiotu gospodarczego) z pracownikami, z legalnie działającym i zarejestrowanym oficjalnie związkiem zawodowym, z organem samorządu pracowniczego w przedsiębiorstwach państwowych, z administracją państwową (np. z organem założycielskim w przedsiębiorstwach państwowych), z samorządem lokalnym. Negocjacje mogą być również prowadzone z firmą zamierzającą być współwłaścicielem przedsiębiorstwa, co w procesie prywatyzacji jest często spotykane, lub – w normalnej działalności przedsiębiorstwa – z kontrahentami na tle stosunków handlowych.
Wśród rodzajów negocjacji można wyróżnić negocjacje twarde, w których przeważają działania ofensywne, jedna ze stron jest w pozycji uprzywilejowanej, a kompromisy traktowane są jako słabości drugiej strony. Strona zajmująca twardą pozycję nie jest – z racji swej korzystniejszej sytuacji – skłonna do ustępstw.
W negocjacjach miękkich partnerzy dążą do wypracowania wspólnych rozwiązań, w których nie ma zwycięzców i pokonanych. Negocjacje miękkie nie polegają na usztywnieniu pozycji partnera, lecz cechuje je dążenie do znalezienia rozwiązań satysfakcjonujących obie strony[3].
Prowadzenie negocjacji zbiorowych polega na dobraniu w skład zespołu negocjacyjnego osób o różnorakich specjalizacjach. Jest to bardzo ważne w negocjacjach ze związkami zawodowymi lub administracją państwową[4]. Zespół powinien starać się poznać stanowisko strony przeciwnej, co ułatwi określenie własnych warunków reprezentowanych w trakcie negocjacji. Istotne jest, aby partnerami w rozmowach były osoby przygotowane pod względem fachowym oraz upoważnione do podejmowania decyzji.