Skuteczna i właściwa komunikacja międzyludzka w organizacji jest ważna z dwóch powodów. Po pierwsze – jest to proces, za którego pośrednictwem realizuje się kierownicze funkcje planowania, organizowania, przewodzenia i kontrolowania. Po drugie – jest czynnością, której kierownicy poświęcają znaczną część swego czasu.
Proces komunikowania się, umożliwia kierownikom wykonywanie ich obowiązków. Informacje dostarczane kierownikom są podstawą planowania. Organizowanie zmusza do komunikowania się z ludźmi w sprawie przydzielanych im zadań. Przewodzenie wymaga od kierowników porozumiewania się z podwładnymi do osiągania grupowych celów. Ustne, pisemne i w coraz większym stopniu elektroniczne komunikaty są istotną częścią kontroli.
Kierownicy mogą pełnić swoje kierownicze funkcje, tylko przez komunikowanie się z innymi. Z konieczności więc w procesach zarządzania i kierowania znaczną część swego czasu kierownik poświęca czynnościom międzyludzkiego komunikowania się (bezpośrednie, telefoniczne, elektroniczne) z podwładnymi, kolegami kierownikami, przełożonymi i innymi ludźmi, także spoza organizacji.
Przypomnijmy, jak Henry Mintzberg[1] formułował zadania kierownika w trzech typach ról. W każdej z nich komunikowanie się stanowiło podstawowy element:
1. W rolach interpersonalnych kierownik działa jako symbol i przywódca swojej jednostki organizacyjnej, porozumiewając się z podwładnymi, klientami, dostawcami i kolegami w organizacji. Mintzberg wskazuje, że kierownicy około 45 proc. ze swojego czasu przeznaczonego na kontaktowanie się z innymi poświęcają kolegom, około 45 proc. osobom spoza organizacji i tylko około 10 proc. przełożonym.
2. W rolach informacyjnych kierownicy poszukują informacji u kolegów, podwładnych i innych osób o wszystkim, co może doręczyć ich zadań i obowiązków. W zamian dają im interesujące lub ważne dla nich informacje. Ponadto przekazują dostawcom, kolegom i odpowiednim grupom spoza organizacji informacje o swojej jednostce jako całości.
3. W rolach decyzyjnych kierownicy wprowadzają nowe projekty, zajmują się zakłóceniami oraz przydzielają zasoby członkom i działom swojej jednostki. Niektóre, decyzje kierownicy podejmują samodzielnie, wykorzystując uzyskane informacje. Z kolei kierownicy przekazują swoje decyzje innym.
Jednakże, wszystko zależy od tego kto zajmuje dane stanowisko. Pracowników można podzielić uwzględniając ich osobowość, natomiast Socjologia w dość ciekawy sposób podzieliła działania kierownika na kilka kategorii:
- Dyktator – dąży do rygorystycznego i bezwzględnego podporządkowania sobie podwładnych chcąc aby bezkrytycznie i sprawnie wykonywali jego rozkazy. Stale umacnia i rozszerza swoją władzę. Nie znosi sprzeciwu lub nawet zwykłych uwag. Jest przekonany o swoich nadzwyczajnych zdolnościach kierowniczych. Zwykle sam podejmuje decyzje nie licząc się z pracownikami. Wszystko co robi to robi na pokaz jest to przypadek patologiczny dlatego umieszczony jest poza układem współrzędnych.
- Autokrata– jest bardziej ukierunkowany na realizację celów, lecz nie znosi sprzeciwu i nie przejawia żadnej troski o dobro stosunków z podwładnymi. Sam podejmuje decyzje bez konsultacji z zespołem i jest przekonany o swej nieomylności.
- Aautorytet cieszy się w zespole opinią fachowca i uznaniem ze strony podwładnych. Zwraca uwagę na wszelkie docierające do niego propozycje. Uwzględnia uzasadnioną krytykę. Jest energiczny w działaniu i sprawiedliwy. Jednakże zaniedbuje potrzeby społeczne pracowników.
- Demokrata– człowiek doceniający efektywną pracę i dobre stosunki z zespołem. Popiera propozycje mu zgłaszane. Docenia i lubi ludzi z inicjatywą. Stara się pomóc wszystkim w potrzebie, oraz wie co to jest tolerancja. Potrafi energicznie bronić interesów swojego zespołu. Jedyną wadą jest to, że czasami przedkłada dobro swojego personelu nad wykonanie pracy.
- Liberał.- jest to typ kierownika, któremu zależy tylko na dobrej atmosferze w zespole. Poświęca mało uwagi na wykonanie pracy lub zadań (nie zwraca uwagi na jakość, wydajność pracy). Jest specjalistą jeśli chodzi o stwarzanie miłej atmosfery w zespole. Stara się każdemu pomóc i wyznaje „dziwną” sprawiedliwość. Brzydzi się przymusu co objawia się obniżeniem dyscypliny w grupie.
- Niedołęga– jest to typ kierownika nie nadającego się do pełnienia takiej funkcji. Stara się wykonać powierzoną mu pracę i utrzymywać przyjazne stosunki w grupie. Jednak ze względu na brak autorytetu wśród grupy nic dobrze nie robi. Jest to kolejny przykład patologiczny podobnie jak dyktator nie znalazł się w układzie współrzędnych.
Żeby kierownik dobrze wykonywał swoją pracę musi charakteryzować się kilkoma cechami, które pozwolą mu na racjonalne ocenienie sytuacji:
- intuicja
- dojrzałość społeczna i szerokie zainteresowania
- wewnętrzna motywacja i potrzeba osiągnięć
- nastawienie do ludzi
[1] J. Stankiewicz, Komunikowanie się w organizacji, Astrum, Wrocław 1999.