Istnieją dwa zasadnicze modele współpracy pomiędzy handlowcami i pracownikami zajmującymi się windykacją: handlowcy odpowiadają jedynie za sprzedaż, a nie za terminowy spływ należności od klientów albo do obowiązków handlowca należy również odzyskiwanie należności od klientów – od tego uzależniona jest również ich premia.
Coraz powszechniej z racji swojej efektywności stosowany jest drugi model współpracy między handlowcami a indykatorami, który pozwala na zminimalizowanie wskaźnika przeterminowanych płatności.
Handlowiec ma tylko sprzedawać
Szefowie sprzedaży niektórych firm uznają, że podstawowym zadaniem handlowca jest budowanie dobrych relacji z klientem i sprzedawanie mu produktów lub usług. Upominanie się przez handlowca o zaległe płatności mogłoby znacznie utrudnić mu realizację tych zadań. Dlatego w zakresie obowiązków handlowca umieszczają jedynie obowiązek sprawdzania przez niego sytuacji finansowej klienta i dostarczania dokumentów obrazujących tę sytuację.
Natomiast żadna część wynagrodzenia, które otrzymuje handlowiec nie jest uzależniona od tego, czy należności od jego klientów spływają w terminie czy może zalegają oni z płatnościami. W momencie, gdy termin płatności mija, a należność nie wpływa na konto firmy, pierwszy telefon do tego klienta i wszystkie kolejne kroki mające na celu odzyskanie należności, podejmują pracownicy innego działu. Z reguły są to osoby z działu windykacji lub finansowego. Handlowiec dostaje tylko informację, że klient zalega z płatnością i dostawy do niego zostały wstrzymane do czasu aż zapłaci.
Wysokość premii handlowca a terminowość wpłat dokonywanych przez jego klientów
„Chcąc zapewnić terminowość wpłat za dostarczony klientowi towar wielu szefów sprzedaży odeszło od opisanego powyżej modelu. Uznali oni, że to handlowcy mają najlepszy kontakt z klientami, będą więc najbardziej skuteczni w egzekwowaniu od nich terminowych wpłat. Aby zmotywować handlowców do takich działań zmienili system premiowania.” mówi Rafał Mysiurek, trener i konsultant w firmie szkoleniowej STS, ekspert poradnika „Zarządzanie działem sprzedaży”. Ruchoma cześć wynagrodzenia handlowca składa wówczas się z kilku części np.: za realizacje planu sprzedaży, pozyskanie nowych klientów i właśnie za płatność klienta w terminie. Wysokość tej premii każda firma ustala indywidualnie, w zależności od tego jak istotne dla niej jest terminowe regulowanie należności przez jej kontrahentów.
Zmiana zasad współpracy handlowców i windykatorów
„Wprowadzając powyższy system warto również dość znacznie zmienić zasady współpracy działu sprzedaży i działu windykacji. Z racji faktu, że to handlowcy mają przede wszystkim zapewnić terminowe płatności od klientów, więc to oni w ciągu pierwszych kilku dni powinni kontaktować się z klientem w tej sprawie. Dopiero, gdy handlowcowi się nie powiedzie, nie zdoła w wyznaczonym terminie wyegzekwować płatności od klienta, to do procesu odzyskiwania pieniędzy powinni włączyć się pracownicy działu windykacji.” podkreśla Rafał Mysiorek. Jednak nawet wówczas handlowiec nie powinien zrywać kontaktu z klientem, lecz starać się odzyskać należność. Mimo iż w takiej sytuacji handlowiec stracił szanse na dodatkową premię za terminową zapłatę klienta, to nadal mu zależy na uregulowaniu przez klienta zobowiązania, bo jeżeli klient nie zapłaci to on nie dostanie prowizji od tej transakcji.
Rafał Mysiurek trener i konsultant w firmie szkoleniowej STS.
Powyższy artykuł pochodzi z poradnika wydawnictwa Wiedza i Praktyka pt. „Zarządzanie działem sprzedaży”.